İhracat işleminin çeşitli aşamalarında, çeşitli mercilere ibraz edilmesi veya verilmesi zorunlu, ihraç edilecek ürüne veya ihracatın yapılacağı ülkeye göre farklılık gösterebilen birçok belge bulunmaktadır. Genel olarak uluslararası ticarette kullanılan belgeleri 4 grupta toplamak mümkündür. Bunlar:
Ticari Belgeler,
Resmi Belgeler,
Taşıma Belgeleri,
Sigorta Belgeleri.
TİCARİ BELGELER
Faturalar
Proforma Fatura
İhracatçının sipariş sırasında ithalatçıya gönderdiği teklif faturasıdır. Bu faturada, malın maliyeti, malın tarifi, yüklenen malın miktarı, çeşitli nakil masrafları, satış ve teslim şekli ile faturanın geçerlilik süresi yazılıdır. Geçerlilik süresi, verilen fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu gösterir. Şayet alıcı, bu süre içinde kesin sipariş verip anlaşma yapmaz ise, o tarihten sonraki siparişlerde verilen fiyatın değişebileceği anlaşılır. Proforma fatura, hiçbir malî yükümlülük meydana getirmez. İhracatçının veya satıcının vermiş olduğu bu fatura karşılığında herhangi bir ödeme veya KDV söz konusu edilmez. (GSO, 2001: 17)
Ticari Faturalar
Fatura, satılan bir malın cinsi, ismi, miktarı, birim satış fiyatı, teslim şekli ve toplam bedeli gibi bilgilerin beyan edildiği, satıcı tarafından alıcıya gönderilen bir hesap belgesidir. İhraç malları hazırlandıktan düzenlenecek ilk belge faturadır. İhracatçı, anlaşmadan sonra malın miktarında, kalitesinde, ambalaj ve fiyatında bir değişiklik olmamışsa proforma faturadaki bilgileri aynen yazar. Eğer şartlarda değişiklik olmuşsa ticarî fatura yeni şartlar doğrultusunda düzenlenir. Bu fatura, diğer yükleme belgeleri için esas teşkil eder. Genellikle bir İngilizce ve bir Türkçe olmak üzere iki nüsha olarak düzenlenen Ticari Faturaların nüsha adedi taraflar arasındaki anlaşmaya göre değişebilmektedir. Bunun yanısıra, ticari fatura; gümrükte gönderilen malların kontrolünde, ithalatçı tarafından teslim alınan malların kontrolünde ve ithalatçı tarafından yapılacak ödemede kullanılan önemli ve zorunlu bir belgedir.
Ticari faturalarda bulunması gerekli bilgiler şunlardır:
Tanzim tarihi,
Alıcı ve satıcının adı ve adresi,
Sipariş veya anlaşma sayısı,
Malın tanımı, miktarı,
Malın birim ve toplam fiyatı,
Malın ağırlığı ambalaj numaraları,
Teslim ve ödeme şartları,
Yükleme ile ilgili detaylar,
Malın menşei
Çeki Listesi
Malın, fatura ve konşimentoda yazılı miktarlarının detaylı bir şekilde belirtilmesini teminen düzenlenen bir belgedir. Her ambalaj içerisindeki malın brüt ve net ağırlığını belirten listelerdir. Hangi taşıta ne kadar mal yüklendiğini, her birim, paket, çuval vs. ağırlığı içermektedir. Özellikle hasar durumlarında sigorta tazminatının yerine getirilmesinde başvurulan önemli belgelerden biridir. Uluslararası ticarete taraf olan kuruluşlarca istenen detayda düzenlenebilir. Gümrük idarelerince ve hasar halinde sigorta şirketlerince istenebilmektedir.
Koli/Ambalaj listesi
Her bir kolinin içinde bulunan ambalaj ve mal muhteviyatını belirten listelerdir. Yabancı gümrüklerde malın gümrük makamları tarafından örnekleme yöntemi ile kontrol edilmesine yaramaktadır. Ayrıca yabancı alıcılar ihracatçı tarafından kendilerine gönderilecek ambalaj listesine göre malları çeşitli perakende veya toptan satış yerlerine gönderebilmektedir. Ambalaj listeleri alıcının kendi iç dağıtımında bu açıdan yardımcı olmaktadır.
Ambalaj listeleri yabancı alıcılar ve alıcıların bulunduğu ülkelerin gümrük makamlarına yukarda ki kolaylıkları sağlarken, Türk gümrük idarelerinin de kontrolleri hızlı bir şekilde yaparak ihracat işlemlerinin hızla tekemmül ettirilmesini sağlar. Bu yüzden ambalaj listeleri Türkçe ve yabancı dilde düzenlenmelidir. Ayrıca, ithalat yapacak olan firmalar ithalattaki gümrük işlemlerinde kolaylık sağlamak, ve kendi iç dağıtım sisteminde yararlanmak üzere yabancı ticari ortaklarından ambalaj listeleri istemeleri gerekmektedir.
Ekspertiz Raporu
Eski eserlerin mevzuatı uyarınca eski eser türü taşıyan malların ihracı yasaktır. Ülkemizde ihraç edilen malın (Halı, hediyelik eşya, lüle taşı, pipo ve makine) eski eser niteliğinde olup olmadığını ve cinsini belirlemek için ilgili mal, ihracatçının bağlı bulunduğu Odaca ekspertiz işlemine tabi tutulur. Oda görevlilerince kontrol edilen ihraç malı için bir rapor hazırlanarak onaylanır. Tanzim edilen raporun sureti Gümrük İdareleri’nce ibraz edilmek üzere ihracatçıya verilir.
RESMİ BELGELER
Dolaşım Belgeleri
A.TR Dolaşım Belgesi
AB (Avrupa Birliği) üyesi ülkelere serbest dolaşım halinde bulunan malların ihracında gümrük muafiyetinden yararlanmak amacıyla ihracatçı tarafından düzenlenen belgedir.
Avrupa Topluluğu (AT) ile Türkiye arasında 1 Ocak 1996 tarihinden bu yana fiilen uygulamaya konulan Gümrük Birliği çerçevesinde, Türkiye ile Topluluk arasında sanayi ürünleri ihracatında, Serbest Dolaşım İlkeleri geçerlidir. Serbest dolaşımda bulunan eşyanın Katma Protokol’de öngörülen tercihli rejimden yararlanabilmesi için, A.TR Dolaşım Belgesi düzenlenmesi gerekmektedir
Düzenlendiği Ülkeler:
Almanya
Portekiz
İtlaya
Yunanistan
İngiltere
İspanya
Fransa
İrlanda
Lüksemburg
Danimarka
Hollanda
Belçika
İsveç
Finlandiya
Avusturya
Polonya
Macaristan
Çek Cumhuriyeti
Hırvatistan
Letonya
Slovak Cumhuriyeti
Estonya
Litvanya
Malta
Romanya
Bulgaristan
Dolaşım belgelerinde belirtilecek hususlar şunlardır:
İhracatçı ve alıcının ad ve adresleri
Kolilerin marka, numara, sayı ve cinsleri
Malların tanımı, Gümrük Tarife Numarası
Brüt ve net ağırlığı veya hacmi
İhraç ve varış ülkesi
EUR.1 Belgesi
Türkiye ile Avrupa Topluluğu arasındaki tarım ürünlerinin ticaretinde,
Türkiye ile EFTA Ülkeleri arasındaki ticarette
Türkiye ile Serbest Ticaret Anlaşması imzalayan diğer ülkeler arasındaki ticarette
aranan belgedir.
Ayrıca, Türkiye’nin Avrupa Birliği ile demir çelik ürünleri (AKÇT -Avrupa Kömür Çelik Topluluğu- ürünleri) ticaretinde de EUR.1 Belgesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Düzenlendiği Ülkeler:
EFTA: İsviçre, Norveç, İzlanda, Lihtenştayn
STA : İsrail, Hırvatistan, Makedonya, Bosna Hersek, Fas, Filistin, Tunus, Suriye, Mısır, Arnavutluk
Menşei Şahadetnamesi
Menşe şahadetnamesi, ihraç edilecek malın menşeini yani üretildiği yeri, hangi ülkeye ait olduğunu gösteren belgedir. İhracatçı tarafından ithalatçı ülkenin belirlediği şekilde hazırlanır. Ülkeler birbirinden yaptığı ithalatlarda ithal ürünlerinin hangi ülke menşeli olduğunu bilmek isterler. Çünkü, ithalat işlemlerinde, ürünlerin menşeine göre muameleye tabi tutulması gerekmektedir. Sağlık veya gümrük vergileri açısından Menşei Şahadetnamesi gereklidir. Örneğin, yabancı ülkelerde salgın hastalıkların baş gösterdiği durumlarda, o ülkeden ithalatın önlenmesi için ithalatçılardan malların kaynağını gösterecek belgeler istenebilir.
Menşe şahadetnamesi, ihracatçı tarafından hazırlandıktan sonra ihracatçının bağlı bulunduğu Ticaret Odası veya Sanayi Odası tarafından onaylanır. İthalatın yapılacağı ülkenin elçilik veya konsolosluğunca onaylandığı da olur. Eğer ithalatçı ülkenin, ihracatçının ülkesinde temsilciliği yoksa ithalatçı ülkenin onaylayacak makamına gönderilmesi gerekir.
Malların menşei, hangi ülkeye ait olduğu ithalatçı ülke tarafından uygulanarak gümrük vergisi oranlarını etkileyebilmektedir. Bu nedenle söz konusu belgeyi ithalatçı ülkenin talep ettiği biçimde dikkatlice ve doğru hazırlamak çok önemlidir.
Menşe şahadetnamelerinde bulunması gereken bilgiler:
Gönderici, Alıcı isimleri
Malın cinsi, özelliği, ambalaj şekli,
Koli adedi, kolilerin marka ve numarası
Malın net ve brüt ağırlığı,
Malın ünite fiyatı, değeri (FOB, CF, CFR vb.)
Malın yüklendiği aracın ismi ve hareket tarihi
Yükleme limanı veya yükleme yeri
Mal Türkiye’de geçirdiği değişiklik dolayısı ile Türk menşeli sayılıyorsa bu durumun açıklanması
Diğer Resmi Belgeler
İhracat taşınan malın niteliği ile ilgili olarak genel belgelerin dışında özel belgeler de istenebilir. Bu belgeler şunlardır;
Kontrol Belgesi: Dış Ticarette Teknik Düzenlemeler ve Standardizasyon mevzuatında belirlenmiş bazı tarım ürünlerinin ihracatında kullanılan bir denetim belgesidir.
Uygunluk Belgesi: Uygunluk denetimine tabi malları ithal etmek isteyen firmalar, bunların TSE tarafından belirlenen standartlara uygunluğunu belgelemek zorundadırlar. Mallar fiilen ithal edilmeden önce numuneleri alınmak ve TSE tarafından teste tabi tutulmak suretiyle bu uygunluk belgeleri verilmektedir.Test ve belgelendirme uygulaması, ithalat konusu malların, insan bitki ve hayvan sağlığı açısından zararlı bir etki taşımadığını, çevreye zarar vermediğini, güvenlik ve asayişle ilgili olumsuz etkilerinin bulunmadığını belgelemek amacını gütmektedir. Ayrıca tüketicinin korunması açısından da bu belgenin gerekliliğine inanılmaktadır. Standartlara uymayan malların ithalatına izin verilmemektedir.
Sağlık Belgesi: Bitki ve bitkisel ürünlerin ihracatında kullanılan bir belge olup, hem Türk gümrüklerinden malların çıkış işlemlerinin yapılabilmesi, hem de ithalatçı ülke gümrüklerinde giriş işlemleri için kullanılan uluslararası geçerliliği olan bir belgedir. Bu belge ihraç konusu ürünün, her türlü hastalık ve zararlıdan arındırılmış olduğunu, tüketime uygun olduğunu kanıtlamak amacıyla kullanılmaktadır. Tarım, Orman ve Köy işleri Bakanlığı yada Üniversitelerin ilgili bölümlerinden alınmaktadır.
Helal Belgesi: İslam ülkelerinin et ithalatında talep ettikleri, hayvan kesimlerin İslami kurallara uygun olduğunu ispatlayan belgedir. Helal Belgesi, müftülüklerce düzenlenmektedir.
Radyasyon Belgesi: Radyasyon belgesi, tarım ürünlerinin kabul edilebilir orandan fazla radyasyon içermediğini veya radyasyonsuz olduğunu kanıtlayan belgedir. İthalatçı belirli bir ağırlıktaki tarım ürününde belirli bir radyasyon derecesinden fazlasını kabul etmeyeceğini ihracatçıya bildirerek, Radyasyon Belgesi talep edebilir. Radyasyon Belgesi’ni düzenlemekle yetkili kuruluş Atom Enerjisi Komisyonu’dur.
Konsolosluk Faturası: Malın gideceği ülkenin konsolosluğu tarafından mal menşei birim fiyatı ve mal değerinin onaylandığı faturalardır. Onay konusu faturalar ithalatçı ülkelerin konsolosluklarından elde edilmektedir.Bu tür bir uygulamanın nedeni, ithalatçı ülkenin düşük faturalarla mal bedellerinin düşük gösterilmek suretiyle vergi kaçaklarının önlenmesidir.
Tasdikli Fatura: İhracatçı firma tarafından yabancı alıcıya kesilmiş olan ticari faturanın ithalatçı ülkelerin konsolosluğuna onaylatılması neticesinde tasdikli fatura elde edilmiş olur. Bu tür bir uygulamada temel amaç, ithalatçı ülkenin vergi tahsilatı ile ilgili kaygılarını gidermektir.
Analiz Raporu: Tahlili gerektiren, özellikle gıda ve kimyasal maddelerde gerekli bir rapordur. Genelde üniversitelerin ilgili bölümlerince hazırlanmaktadır.
Taşıma Belgeleri (Konşimentolar)
Uluslararası ticarette malların bir ülkeden bir başka ülke yada ülkelere sevk edilmesi söz konusudur. Bu sevkıyatlarda, taşıtan ile taşıyıcının sorumluluk ve yükümlülüklerinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu belirleme, taşıma belgeleri ile yapılmaktadır. Bu açıdan taşıma belgelerinin aşağıda belirtilen özelliklere sahip olması gerekmektedir.
Taşıyıcı firma veya acentesi tarafından düzenlemeli ve imzalanmalıdır.
Malların sevk tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, malların hasara uğrama veya kaybolma risklerinin satıcıya mı alıcıya mı ait olduğunun belirlenmesi açısından önem taşımaktadır.
Navlun’un ödenip ödenmediği belge üzerinde belirtilmelidir.
Taşıma belgeleri malların hangi vasıta ile taşınacağına göre farklı isimler almaktadır. Bunlar:
Deniz Konşimentosu
Hava Yolu Konşimentosu
Demir Yolu Konşimentosu
Kara Yolu Konşimentosu dur.
Sigorta Belgeleri
Mallar bir yerden başka bir yere sevkedilirken, sevkıyat esnasında vuku bulabilecek risklere karşı lehdarı koruyan bir belgedir. Bir sigorta poliçesinde iki ana taraf vardır; bunlar, sigorta eden (sigorta şirketi), sigorta edilen (sigortayı yaptıran veya ciro yolu ile sigorta poliçesini elinde bulunduran) taraflardır.
Bu belgeler CIF ve CI teslim şekline göre yapılan ihracatta söz konusu olmaktır. İthalatçının verdiği bilgiler ve talimat doğrultusunda ve ithalatçı hesabına ihracatçı tarafından yaptırılmaktadır. Sigorta poliçeleri ve sertifikaları arsında en çok kullanılan Deniz Sigorta Poliçeleridir.
İhracatçı her mal gönderiminde nakliye ye ilişkin belgeleri arasında sigortacıdan temin ettiği sigorta sertifikasını da hazırlar.
