Başarılı İş Toplantısının İpuçları | Sektörüm Dergisi

İş toplantılarınızın amaca hizmet edip pozitif sonuçlar vermesini sağlamak için, toplantılarınızı yürütme şeklinizi değiştirebilecek ipuçlarını sizlerle paylaşıyorum.

İş dünyasında yüksek temposunda, etkili kontakt, iş birlikleri ve yüksek verimlilik başarının temel taşlarını oluşturmaktadır. Pandemi süreci iş hayatına yeni bir şekil vermiş ve iş toplantıları bu boyutun temel taşlarından biri haline gelmiştir.

Başarı göstermiş bir iş toplantısının temeli, net hedefler belirlemede yatmaktadır. Ekibinizi toplamadan ilkin, toplantının amacını ve hedeflerini tanımlamak için süre ayırın. Kendinize “Neyi başarmayı umuyoruz?” diye mesele. İster beyin fırtınası yapmak, ister ilerlemeyi gözden geçirmek yada tehlikeli sonuç kararlar almak olsun, toplantının arkasındaki “niçin”i bilmek fazlaca önemlidir.

Aynı derecede mühim olan, tüm iştirakçilerin gündemi anlamasını sağlamaktır. Bu, toplantının amaçlarını ve mevzularını öncesinden paylaşmayı, katılımcılara anlamlı bir halde hazırlanma ve katkıda bulunma fırsatı vermeyi ihtiva eder. Gündemi öncesinden dağıtmak, iştirakçilerin yeterince hazırlanmalarına ve toplantıya ilgili informasyon ve iç görülerle gelmelerine olanak tanır.

İyi yapılandırılmış bir gündem, bir toplantıyı amaçlanan hedefine doğru yönlendiren yol haritasıdır. Ele alınacak mevzuları, her bir maddeye ayrılan zamanı ve münakaşa için belirli hedefleri özetleyen detaylı bir gündem hazırlamak için süre ayırın.

Bir iş toplantısının başarısı çoğu zaman iştirakçilerin seçimine bağlıdır. Varlığı toplantının hedefleri ve gündemi ile uyumlu olan kişileri çağrı etmek fazlaca önemlidir.

Verimli tartışmaları kolaylaştırmak için grup büyüklüğünü yönetilebilir tutarak kıymetli iç görülere ve uzmanlığa kimlerin katkıda bulunabileceğini dikkatlice düşünün.

Iştirakçilerin zamanına saygı duymak, başarıya ulaşmış iş toplantılarının ayırt edici özelliğidir. Toplantıları planlandığı benzer biçimde zamanında başlatın ve bitirmiş olun. Bu bir tek profesyonelliği göstermekle kalmaz, hem de ekibinizin zamanına kıymet verdiğinize dair net bir bildiri gönderir.

Bir iş toplantısının başarısı, tüm iştirakçilerin etken ve katılımına bağlıdır. Toplantı düzenleyicisi olarak, her insanın düşüncelerini ve fikirlerini paylaşırken kendini rahat hissettiği bir ortamı teşvik etmek sizin sorumluluğunuzdadır. Yalnızca en fazlaca ses çıkaranları değil, tüm iştirakçilerin iştirakini teşvik ederek etken iştirakı için cesaret verin.

• Görsellerin Etkili Kullanımı

Görsel yardımcılar, iş toplantıları esnasında anlayışı ve iştirakı geliştirmek için kuvvetli araçlar olabilir. Bununla beraber, etkinlikleri dikkatli ve mantıklı kullanımlarına bağlıdır. Slaytlar yada grafikler benzer biçimde görselleri, karmaşık fikirleri yada verileri netleştirmeye destek olabilecekleri durumlarda dahil edin. Sözlü sunumunuzu tamamen değişiklik yapmak yerine tamamlamak için görseller kullanın. 

Etkili toplantılar, kilit noktaların, kararların ve fiil maddelerinin bir özeti ile sonuçlanmalıdır. Bu özet birkaç mühim amaca hizmet eder. Toplantı esnasında tamamlanan maddelerin belirlenmesini ve alınan kararların net bir kaydını sağlar. Bu, iştirakçilerin neyin tamamlandığını ve bundan sonrasında ne olması gerektiğine dair ortak bir anlayışla ayrılmalarını sağlar.

• Geri Bildirim Ve İyileştirme

Geri bildirim, gelecekteki iş toplantılarının etkinliğini arttırmak için kıymetli bir araçtır. Toplantı katılımcılarını, toplantının yapısı, içinde ne olduğu ve kolaylaştırılması benzer biçimde çeşitli yönleri hakkında yapıcı geri bildirim sağlamaya teşvik edin.

• Fiil Maddelerinin Takip edeni

Bir iş toplantısının başarısını sağlamanın son adımı, özenli takiptir. Ekip üyelerini taahhütlerinden görevli tutmak, toplantının hedeflerini gerçekleştirmek için fazlaca önemlidir.

Belirli görevleri görevli kişilere devredin ve net son tarihler belirleyin. Bu görevlerdeki ilerlemeyi tertipli olarak izleyin ve gerektiğinde destek yada kaynak sağlayın. Ekip üyelerini, sorumluluklarını yerine getirirken karşılaştıkları zorlukları yada engelleri iletmeye teşvik edin.

Etkili iş toplantıları bir tek bir talih meselesi değildir; Dikkatli planlamanın, ustaca kolaylaştırmanın ve devamlı iyileştirme taahhüdünün sonucudur.

Yukarıdaki stratejileri uygulayarak, toplantılarınızın iş yerinizde ilerleme, yenilik ve ortak anlayış için kıymetli fırsatlar haline gelmesini sağlayabilirsiniz.

Görüşmek dileğiyle…